Будь-яке професійне зростання означає обмін інформацією та живе спілкування, але, щоб комунікація була ефективною, потрібна професійна її організація та якісне планування, тому, аби Ваш захід був максимально продуктивним, проходив за планом та досягав усіх поставлених цілей, варто слідувати за алгоритмом, перевіреним роками та сотнями досвідчених організаторів.
Універсальний чек-лист організатора
Кожному заходу – свій план, і конференція, що передбачає обмін інформацією між фахівцями в певній ніші, потребує особливого підходу:
- Визначаємо цілі, а також мету й завдання конференції, це дасть змогу визначитися з цільовою аудиторією, темами для розгляду та бажаними результатами, які Ви плануєте отримати
- Встановлюємо бюджет конференції, куди входить оренда залу, харчування, аудіовізуальне обладнання, маркетинг, гонорари доповідачів та інші витрати
- Обираємо відповідне місце проведення, зал для конференцій, що може вмістити очікувану кількість учасників і відповідає технічним вимогам конференції
- Обираючи дату конференції, зверніть увагу, аби вона не суперечила іншим подіям, і враховуйте наявність ключових спікерів та учасників. Детальний розклад із зазначенням порядку денного, тем сесії та спікерів допоможе учасникам краще зорієнтуватися та ефективніше спланувати свій час
- Розробляємо маркетингову стратегію для просування заходу та залучення учасників, для чого використовуємо як онлайн, так і офлайн-канали: соціальні мережі, розсилку електронною поштою, прес-релізи та рекламу, щоб охопити цільову аудиторію в певному регіоні, що нас цікавить
- Якщо захід триватиме кілька днів, або Ви плануєте приймати гостей з інших міст і країн, варто заздалегідь піклуватися про організацію транспорту, проживання та харчування для доповідачів та учасників
- Обов’язково збираємо відгуки від учасників, доповідачів і спонсорів як в процесі, так і після проведення конференції, щоб розуміти, що можливо покращити на майбутнє та які внести корективи
Де краще шукати локацію для проведення заходу
Мати власну залу для івентів – це дуже класно, але далеко не завжди є така можливість і, до того ж, такий ресурс не завжди є виправданим, якщо в ньому немає регулярної потреби. Тому, залежно від завдань, рівня заходу, і кількості учасників, доцільно обирати місце проведення на спеціалізованих ресурсах, що гарантують належний рівень підготовки зали, повне її обладнання та всебічну підтримку за доступною і прийнятною ціною.
Серед таких сервісів варто виділити eventlocations.com.ua, де можна знайти локацію під будь-який івент як в Києві, так і по всіх містах України. Серед переваг даного сервісу варто відзначити той момент, що сайт надає можливість пошуку найближчих локацій, відповідно до Вашого, або заданого географічного положення, що, завдяки наочній візуалізації, значно полегшує пошук та допомагає обрати найкращий та найбільш прийнятний варіант.
Система фільтрів в пошуковику на сайті Event Location дає можливість відсортувати ті приміщення й локації, які відповідають саме Вашим запитам, тобто, залежно від задач, Ви обираєте конференц-зали, або ресторан, якщо формат заходу це передбачає, або є приміщення в готельному комплексі, і т.д. По кожному із запропонованих варіантів надається вичерпна інформація, включаючи вартість оренди, що туди входить, реальні фото та додаткові можливості й обладнання.
Шукайте творчо, і нехай Ваша справа процвітає!
Останні коментарі