Керівники сучасного бізнесу прагнуть спростити й прискорити рутинні задачі, які займають забагато часу. Їх варто довірити спеціальній програмі, це найкращий спосіб уникнути помилок.
Раніше вважалося, що автоматизація потрібна тільки великим підприємствам. Проте якщо на складі та у фінансах безлад вже на початку діяльності, навряд чи вдасться витримати конкуренцію та розвиватися.
Коли потрібна автоматизація
По суті, це процес, коли більшість рутинних задач виконують не працівники, а програма. Облік онлайн вивільняє час для вирішення нагальних питань. Здебільшого це необхідно тоді, коли є потреба оптимізувати процеси, без яких неможлива поточна робота підприємства. Так, за допомогою програмного забезпечення проводять продажі, відстежують складські залишки, доходи, витрати тощо.
Однією з передумов для автоматизації є розвиток підприємства. Якщо асортимент поступово збільшується, фіксувати всі операції з ним вручну стає важко. До того ж серед великої кількості товарів непросто знайти потрібний, на це витрачається багато часу. У міру масштабування зростають закупівлі, суми прибутку, які потрібно відстежувати в реальному часі.
Ще одна передумова – використання Excel як інструмента обліку. Якщо в невеликих компаніях із ним ще можливо впоратись, то на великих підприємствах це не найкращий варіант для контролю. Він спричиняє такі проблеми:
- несумісність файлів, що призводить до помилок у документах, при цьому деякі файли можуть взагалі не відкриватися;
- неможливість розподілити доступ до документа, коли потрібно відредагувати тільки його частину;
- постійні уточнення щодо того, хто востаннє вносив зміни та які з них є актуальними;
- витрати часу на відкривання й редагування файлів;
- складнощі під час пошуку архівів чи ведення історії.
Вагомою причиною для використання програмного забезпечення для обліку є також неможливість отримувати реальні дані щодо розрахунків, витрат, прибутку тощо. Якщо їх заносять вручну, керівник не зможе оперативно побачити інформацію, коли знаходиться у відрядженні.
Навіщо використовувати програму для автоматизації
Незалежно від кількості працівників та асортименту, впровадження рішення для обліку буде корисним із таких причин:
- зростання прибутку. Коли не треба витрачати час на рутинні процеси, працівники можуть зосередитись на обслуговуванні та приймати більше замовлень. У результаті підприємство витрачає менше на персонал, проте отримає більше завдяки зростанню продажів;
- економія часу. Деякі повсякденні завдання не впливають на прибуток, проте їх потрібно виконувати. Цей функціонал «візьме на себе» програма, тоді як працівники будуть займатися своїми прямими обов’язками;
- збільшення ефективності й точності процесів. Програмне забезпечення виключає ймовірність помилки через неуважність або втому робітників;
- оптимізація процесів. Виконання деяких задач вручну займає дуже багато часу, тоді як програма впорається за ними за кілька хвилин чи секунд.
Впроваджуючи автоматизацію, починають саме з рутини, адже ці задачі дуже трудомісткі. Краще автоматизувати три складові: процес роботи з документами, формування замовлень від клієнтів та облік. Вирішити ці, а також додаткові питання допоможе програмне забезпечення в хмарі USAP.ONLINE.
Єдина система управління та автоматизації дозволить збільшити автономність бізнесу. Використовуючи її, керівник може зосередитись на розвитку, не переживаючи про виконання повсякденних задач. Програма в хмарі працює онлайн, тому забезпечує доступ до інформації 24/7.
Останні коментарі